Blogi

Toiminnan kehittäminen

  • Juha Samela
  • 26.11.2013 10:02


Meillä kaikilla on kokemus, että uuden työn tai tehtävän tekeminen onnistuu toisella kerralla sujuvammin, nopeammin ja fiksummin kuin ensimmäisellä. Usein toistuvista tehtävistä muodostuu vähitellen rutiineja.

Samalla tavalla työpaikan tiimi oppii hoitamaan tehtäviään. Aluksi tiimin jäsenten välinen työnjako ja toimintatavat muotoutuvat vauhdilla. Vähitellen toiminta vakiintuu tiettyyn uomaan.

Nykyisessä työelämässä on paljon ainutkertaisia tehtäviä, joten harva työtiimi voi täysin toimia rutiinien varassa. Jokaiseen vähänkin pitemmän aikaa toimineeseen tiimiin kuitenkin muodostuu ymmärrystä keskinäisestä työnjaosta ja tavasta hoitaa tehtäviä. Usein tämä ymmärrys on sanatonta: Pitkään mukana olleet tietävät ilman ohjekirjaakin, miten toimitaan.

Maailma ei pysähdy. Ennemmin tai myöhemmin asiakkaiden tarpeet, yrityksen strategia tai organisaatio muuttuu tiimin ympärillä. Pitäisi nopeasti omaksua uusia toimintatapoja ja luopua vanhoista, jotta selviäisi.

Toimintatavan omaksuminen, sen vakiintuminen ja pitäytyminen rutiinissa tapahtuu itsestään eräänlaisena luonnollisena kehityksenä. Tämän itseohjautuvan kehityksen tuloksena on toiminta, joka todennäköisesti aluksi palvelee tavoitetta, mutta vähitellen saattaa jäädä esteeksi esimerkiksi hyvälle asiakaspalvelulle.

Toiminnan kehittäminen on sitä, että tiimin, osaston, yrityksen tai viraston toimintaa tietoisesti muutetaan vastaamaan asiakkaiden tarpeita ja tuottavuusodotuksia. Tietoinen kehittäminen jää kuitenkin usein tekemättä, kun syöksytään kiireisestä päivästä toiseen.

Kaksi tapaa muuttaa toimintaa

Toiminnan kehittämiseen on perinteisesti kaksi perusmallia: Muutos kertaheitolla ja vähittäinen kehittäminen. Molemmilla on paikkansa johdon työkalupakissa.

Ajoittain on tarpeen muuttaa toimintaa kerralla niin, että kaikkien on pakko miettiä työnsä uudelleen ja tarpeettomat tehtävät karsiutuvat. Tämä ei suju vain piirtämällä organisaatiokaavio uudelleen, sillä ilman muutoksen tietoista johtamista organisaatioon kenties vakiintuu aivan odotusten vastaisia toimintamalleja.

Vähittäinen toiminnan kehittäminen on toiminnan muuttamista pienin askelin. Tähän on olemassa erilaisia käytännön keinoja, esimerkiksi asiakaspalautteen ruotiminen tiimissä. Oleellista on, että kehittämistä pidetään yllä aktiivisin johdon toimenpitein.

Ihmisten johtamista

Toiminnan kehittäminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Organisaatiokaaviot, tehtävänkuvat, prosessikaaviot ja tietojärjestelmien määrittelyt ovat teknisiä välineitä, joilla asioita voidaan havainnollistaa. Lopulta kuitenkin ihmiset ovat hyvän tai huonon toiminnan tekijöitä.

Prosessikaavio voi olla hyödyllinen havainnollistamaan monisäikeistä tehtäväketjua. Oleellinen kysymys on, miten ihmiset saadaan toimimaan kaavion mukaisesta. Ja jos he toimivat perustellusti toisin, onko kaavio joltain osin käytännön tarpeiden vastainen.

Toiminnan kehittämiseen ei myöskään riitä se, että jokaiselle annetaan selkeä tavoite. Tavoitteet voidaan harvoin määritellä täysin ristiriidattomiksi, joten niiden yhteensovittamista tarvitaan. Kaikki tuntevat lukuisia esimerkkejä hullunkurisista tilanteista, joihin keskenään ristiriitaiset tavoitteet organisaatiossa johtavat.

Toiminnan kehittäminen ei ole yhä kovempien tavoitteiden asettamista ja tulosten vaatimista. Päinvastoin ajatus on, että toimintaa järkiperäistämällä saavutetaan parempi tuotavuus tarvitsematta kiirehtiä tai ponnistella enemmän.

Muotia vai ei

Toiminnan kehittäminen on jotain niin arkipäiväistä, että sitä harvoin edes puetaan sanoiksi. Se on ruohonjuuritason toimintaa yrityksessä tai virastossa. Se ei kilpaile hohdokkaiden yritysjohdon oppien kanssa. Jokaisen johtajan, päällikön ja asiantuntijan tulee kuitenkin sitä tehdä, jos aikoo tavoitteensa saavuttaa.

Aihealueet: